Módulo EE

Módulo Expediente Electrónico

El objetivo de este módulo es:

La caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de expedientes.
Un expediente electrónico es el conjunto ordenado de documentos digitales que tratan sobre un mismo asunto y sirven de antecedente y fundamento para su gestión o resolución.
Todos los expedientes quedan almacenados en el Repositorio Único de Documentos Oficiales, garantizando su trazabilidad y disponibilidad para la tramitación correspondiente.

Códigos de Trámites en el EE

Los códigos de trámite son identificadores normalizados que se asignan en la caratulación de cada expediente.

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Códigos de Trámite

La aprobación original de los trámites y sus códigos se realizó mediante la Resolución Rector “ad-referéndum” 1255/2022 (REREC-2022-1255-UBA-REC).

El listado actualizado de códigos de trámite se encuentra disponible en "Listados"/ Códigos de Trámites Actualizados

Su función principal es:

Clasificar y estandarizar los expedientes según el tipo de gestión.
Facilitar la búsqueda, seguimiento y estadísticas dentro del sistema.

Además, cada código de trámite no es solo una codificación, sino que posee propiedades específicas que determinan cómo se gestiona ese expediente en el sistema.
Entre estas propiedades se incluyen:

Notificable: habilita el uso de notificaciones electrónicas oficiales.
Reservado: restringe el acceso al expediente por razones de confidencialidad.
De interoperabilidad: permite el intercambio de información entre organismos.
Carácter temporal o permanente: dependiendo del procedimiento administrativo.

Digitalización de Expedientes

Todo expediente en papel debe ser incorporado al Sistema de Expedientes Electrónicos (EE).

Se deben cumplir los requisitos de digitalización establecidos por Rectorado de la UBA.

Se pone a disposición el siguiente instructivo para guiar el proceso:

✅ Instructivo Digitalización a EE

Baja del Sistema ComDoc

Desde el 7 de junio de 2021, el Sistema ComDoc se encuentra dado de baja y disponible únicamente para consulta.

Los expedientes remanentes en cada repartición que deban ser elevados a la UBA o a otra dependencia deben digitalizarse.

Aquellos que no deban ser elevados pueden continuar su tramitación en papel y enviarse al archivo de la Dirección de Mesa de Entradas y Archivo.

Área de Digitalización – Migración FMED

Con el objetivo de colaborar en la implementación del Sistema GDE-FMED, se ha creado un Área de Digitalización dependiente de la Dirección de Mesa de Entradas y Archivo.

Esta área asiste temporalmente en la migración de expedientes “vivos” activos que deben continuar su diligencia en formato digital.

Las dependencias que requieran migrar sus expedientes papel podrán hacerlo ellos mismos, respetando las indicaciones del Procedimiento de Digitalizaciòn de Expedientes
o podrán solicitar la asistencia del área de Migración siguiendo el circuito indicado en la "Solicitud de Migración de Expedientes a digital"

Buzones del Módulo EE

Los buzones son espacios de trabajo que centralizan los expedientes según su asignación: individual al usuario (Buzón de Tareas) o compartida en un área o repartición (Buzón Grupal).

El Buzón de Tareas concentra todos los expedientes que fueron asignados directamente a un usuario.

Características principales:

Acceso individual: cada usuario visualiza únicamente los trámites que le fueron derivados.
Gestión personal: los expedientes deben ser tratados y resueltos por el responsable asignado.
Control de avance: permite hacer seguimiento de las tareas propias pendientes.

El Buzón Grupal concentra los expedientes que fueron derivados a un sector o área de trabajo en particular.

Características principales:

Acceso compartido: todos los integrantes del grupo pueden visualizar y tomar los expedientes.
Gestión colaborativa: al tomar un expediente, este pasa automáticamente al Buzón de Tareas del usuario que lo selecciona.
Evita duplicación: una vez tomado por alguien, deja de estar disponible en el buzón grupal.

solapa "Consulta"

permite acceder al historial y estado de los expedientes electrónicos dentro del sistema.

Es una herramienta clave para el seguimiento, control y trazabilidad de la gestión administrativa.

Características principales:

🔎 Búsqueda avanzada: consultar expedientes mediante distintos criterios (número de expediente, carátula, fecha, repartición, usuario, estado, etc.).
✅ Filtros de búsqueda: Número de expediente, tipo de trámite o código de carátula, fecha de inicio o de última actuación, estado del expediente (en curso, finalizado, archivado, observado, etc.), repartición de origen o destino, usuario interviniente (quien generó, caratuló, firmó o derivó el expediente).
🕒 Historial completo: visualizar todas las actuaciones realizadas sobre un expediente (pases, documentos vinculados, derivaciones, cambios de estado).
📂 Acceso al contenido: abrir el expediente y sus documentos adjuntos en formato digital.
📌 Trazabilidad: conocer el recorrido del expediente dentro de la organización y las dependencias por las que pasó.
✅ Control de gestión: verificar si el trámite está en curso, finalizado o pendiente de resolución.