El Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) es la plataforma oficial para la creación, gestión, firma y archivo de documentos y expedientes electrónicos de manera segura, transparente y eficiente.

Se implementa de manera oficial en todo el ámbito de la Universidad de Buenos Aires en el año 2019, mediante Resolución (CS) 01/2019.
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El acceso al GDE se realiza desde cualquier computadora con conexión a internet, utilizando el usuario y la contraseña asignados. No es necesario ingresar a través del portal institucional ni conectarse a la red interna o a una VPN.

Sí. Las credenciales son otorgadas por la Administración Local de cada organismo. Para solicitar el alta de un usuario, la máxima autoridad de cada repartición deberá gestionarla enviando el pedido desde su cuenta institucional personal.

El Sistema GDE está destinado exclusivamente al personal administrativo de la Facultad de Medicina.

Desde la pantalla principal del Sistema GDE puede seleccionar la opción “¿Olvidó su contraseña?”.
Siga los pasos indicados y se le enviará a su correo institucional (@fmed) una contraseña provisoria.

Una vez recibida:

1. Ingrese al Sistema GDE con su usuario y la contraseña provisoria.
2. Automáticamente se abrirá la pantalla de cambio de contraseña.

En esa pantalla deberá:

• En el primer campo (“Contraseña”) ingresar la contraseña provisoria recibida por correo.
• En los siguientes dos campos, escribir su nueva contraseña (distinta a la anterior).

🔹 Importante:

1. Si su navegador tiene activado el autoguardado de contraseñas, es posible que al ingresar la nueva contraseña el sistema complete automáticamente el campo con la anterior (aunque aparezca como “******”).
👉 En ese caso, debe borrar manualmente ese contenido y escribir la contraseña provisoria en el primer campo, y luego su nueva contraseña en los siguientes dos campos.


2. Al copiar la contraseña provisoria, se deberá seleccionar únicamente los caracteres alfanuméricos, sin incluir espacios en blanco al inicio o al final, ya que el Sistema GDE los reconoce como caracteres y puede generar un error.

La nueva contraseña debe cumplir con estos requisitos:

• Tener entre 6 y 20 caracteres.
• No contener el nombre de usuario de GDE.
• No coincidir con ninguna de las últimas 4 contraseñas utilizadas.
• No contener 4 caracteres iguales consecutivos (ej.: aaaa, 4444).
• No contener 4 caracteres consecutivos ascendentes o descendentes (ej.: abcd, 3456).

Si tiene problemas, puede solicitar el blanqueo de contraseña escribiendo a: gde@fmed.uba.ar

Se recomienda utilizar Mozilla Firefox o Google Chrome actualizados. Otros navegadores pueden presentar incompatibilidades.

Sí. El acceso al Sistema GDE puede realizarse desde cualquier computadora o dispositivo con conexión a internet, utilizando el usuario y la contraseña asignados.
👉 No es necesario estar conectado a la red interna ni utilizar VPN.

En el ámbito de la UBA se utilizan los siguientes módulos principales:

• EE (Expediente Electrónico): permite la creación, caratulación y tramitación de expedientes en formato digital.
• GEDO (Generador de Documentos Electrónicos): se utiliza para elaborar y firmar documentos oficiales electrónicos.
• CCOO (Comunicaciones Oficiales): permite el envío y recepción de notas, oficios y memorandos entre distintas áreas.
• TAD (Trámite a Distancia): plataforma que integra el sistema y brinda a los ciudadanos la posibilidad de realizar trámites ante la Universidad de Buenos Aires las 24 horas, sin necesidad de concurrir de manera presencial.

Para buscar un expediente:

1. Puede usar la barra de búsqueda superior para ingresar directamente el número de expediente.
2. Ingresar al sistema y seleccionar el módulo «Expediente Electrónico» (EE), luego ir a la solapa de «Consultas» y puede utilizar los filtros disponibles para especificar la búsqueda por número de expediente, rango de fechas, repartición o motivo.

Para buscar un documento GEDO:

• El documento debe estar firmado digitalmente (con certificado o token).
• Se debe conocer el número completo del documento.
• Ingrese ese número en la barra de búsqueda superior del sistema para localizarlo directamente.

GEDO se utiliza para crear documentos electrónicos, mientras que EE gestiona expedientes que contienen uno o más documentos.

Todos los usuarios asignados al Sistema GDE cuentan con firma digital. Existen dos modalidades de firma:

• Firma con certificado: utiliza tecnología de firma electrónica con certificado de aplicación. Se recomienda para documentos de baja jerarquía administrativa.
• Firma con Token USB: utiliza un dispositivo Token USB con clave de seguridad, garantizando la autenticidad y registro de la firma. Se utiliza para documentos de alto carácter administrativo, aunque cualquier documento oficial puede firmarse con esta modalidad.

No. Una vez firmado el documento adquiere validez legal y no puede ser modificado. En caso de error, debe generarse un nuevo documento.

Los documentos vinculados de manera definitiva no se pueden eliminar.
En caso de error, se debe generar un documento GEDO tipo “Informe” dentro del mismo expediente, dejando constancia del error y mencionando el documento GEDO vinculado incorrectamente.

Ingrese al Sistema GDE, buscar el expediente y seleccionar la opción "Visualizar", podrá verificar los datos de carátula y el historial de movimientos.

Seleccione el expediente, haga clic en “Realizar Pase” e indique la repartición o usuario destinatario.
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Verifique si están en otra bandeja de usuario o repartición.
Si el problema persiste, contacte a la Administración Local: gde@fmed.uba.ar

Abra el documento dentro del sistema GDE y utilice la opción “Descargar” en formato PDF.
Para que el documento conserve su validez oficial, no cambie el nombre del archivo al guardarlo.

Cuando se abre la pantalla de trabajo en el módulo de Comunicaciones Oficiales, se debe seleccionar el tipo de documento que se quiere generar.
El listado de los documentos disponibles en CCOO son:

Ver Listado

En el Sistema GDE, los archivos embebidos son documentos que se adjuntan al documento oficial principal (puede ser embebidos en una CCOO o en un GEDO) y adquieren validez oficial al igual que el documento principal, como si fueran un anexo en papel. A diferencia de los archivos de trabajo, los embebidos son parte integral del documento y solo pueden añadirse durante su producción, se identifican por el ícono de un clip y deben descargarse para su visualización con un lector de PDF.

Los archivos embebidos son documentos oficiales que se incorporan dentro del documento principal, teniendo validez jurídica propia y un control posterior a la firma.
Por el contrario, los archivos de trabajo son documentos complementarios que acompañan al documento oficial, sin validez ni firma propia, sirviendo solo como información de apoyo dentro del sistema GDE.

Debe contactar a la Administración Local contactandose mediante correo gde@fmed.uba.ar